Программа для исполнительной документации: почему готовой нет и что работает вместо неё

Инженер ПТО сделал сто актов, распечатал, отнёс на подпись. И тут выясняется, что у заказчика сменился представитель. Значит, надо открыть каждый из ста файлов и поменять в нём фамилию. Руками.

Когда человек после такого месяца идёт искать программу для исполнительной документации, он находит десяток названий и не может выбрать. Ниже разберём, почему так вышло, что умеют программы на рынке, где они не помогают, и покажем эксперимент: мы дали нейросети журнал работ и попросили собрать акт скрытых работ, а инженер ПТО проверил результат построчно.

Предпочитаете видео? Нейросеть собрала акт, эксперт проверяет вживую

Почему одной удобной программы не существует

Разберём причину, а не следствие. Мы обсуждали это с Риммой Сарардиновой, ведущим инженером ПТО с девятью годами практики. Она вела объекты на аутсорсе, собирала свою команду, сейчас работает экспертом в системе строительства и готовит обучение для инженеров ПТО.

Её формулировка проблемы:

«Большая проблема инженеров ПТО и в целом строительной документации в том, что у нас нет чётких строгих норм, которые бы устанавливали: делайте так, и по-другому нельзя. Формы рекомендуемые, хотите — можете менять».

Отсюда всё остальное. Формы актов в основном стандартные, но на каждом объекте отличаются. Где-то добавится ещё один подписант, где-то у заказчика своё видение, как должен выглядеть документ.

А принимает документацию живой человек. И он смотрит на неё через собственную призму:

«Заказчик может требовать того, чего не требовали на предыдущем объекте. Я хочу вот так и никак иначе. И если вы так не сделаете, вы мне ничего не сдадите, я вам деньги не заплачу».

Замечания доходят до шрифта в бланке: не нравится полужирный, нужен курсив. Вплоть до точки и запятой.

Программа, которая закрывает такую вариативность целиком, должна уметь подстраиваться под каждого заказчика. Пока что рынок решает это иначе: программ много, и они разные.

Что сейчас есть на рынке и почему это не снимает боль

Цифровизация в стройке пошла сверху. Минстрой обязал государственных заказчиков переходить на электронный документооборот, появились XML-схемы как цифровой формат документов. Проектировщики перешли почти все. Само строительство — нет.

Программу выбирает заказчик, а не подрядчик. Отсюда картина, которую описывает Римма:

«Приходишь к одному заказчику, у него вот эта программа, и ты в ней разбираешься, сидишь и думаешь, как здесь это делается. Пришёл к другому заказчику, у него другая программа, и ты опять сидишь, разбираешься».

Дальше три вещи, из-за которых программа для исполнительной документации не решает проблему инженера.

Программы заточены под сдачу, а не под работу. Они удобны заказчику: объёмы подсвечиваются, подписи собираются. Инженеру, который эти документы готовит, удобнее не становится. За девять лет практики Римма не встретила ни одной программы, которая устраивала бы на сто процентов.

Появляется двойная работа. Прорабы и начальники участков часто не хотят подписывать в электронном виде: для них это сложно. В итоге инженер делает документы в программе, а потом всё равно распечатывает и несёт на бумаге.

Покупку не согласовывают. Вопрос «нужно ли купить инженеру ПТО программу» заканчивается ответом «он и так со всем справляется». У мелких подрядчиков этот разговор чаще всего не начинается вообще.

Считаем, сколько стоит ручная работа

Прежде чем что-то автоматизировать, полезно перевести рутину в деньги. Считается это просто.

Берём один процесс. Например, ручной перенос данных из журнала в акты. Смотрим, сколько времени он занимает и сколько людей задействовано.

Допустим, час в день, три инженера в компании. Три часа в день, пятнадцать часов в неделю, шестьдесят часов в месяц. При зарплате инженера ПТО в 100 000 рублей и 160 рабочих часах в месяце получается 37 500 рублей ежемесячно. Только на одном процессе и без страховых взносов.

Дальше вопрос простой: сколько стоит разобраться с этим процессом один раз, чтобы дальше не платить эти 37 500 каждый месяц.

Где заканчивается обычный чат с нейросетью

Соблазн понятный: раз есть ChatGPT, дадим ему чертёж и попросим посчитать. Римма пробовала.

Задача была такая: жилой комплекс, двадцать пять этажей, около двадцати видов светильников. На каждом плане нужно посчитать, сколько каких светильников, и свести в ведомость. Вручную это огромное количество времени.

«Я пробовала закидывать это в ChatGPT: подсчитай мне, сделай таблицу, сколько каких светильников. Он с этой задачей не справился. Нет, он мне присылал таблицы, он типа всё это посчитал. Но когда я начинала перепроверять, данные не сходились. Задачу он понял, но подсчёт был неверный, и ему, к сожалению, верить нельзя».

Вот здесь проходит граница, которую важно понимать до того, как покупать что-либо. Чат отвечает правдоподобно. Правдоподобно и правильно — разные вещи, а проверка результата стоит времени.

Считать объекты на чертеже можно, но не универсальным чатом, а решением под конкретную задачу через компьютерное зрение. И тут выясняется ограничение: условные обозначения на каждом проекте разные. Больше того, в одном здании у разных секций могут быть разные проектировщики и разные обозначения. Модель, которую обучили на одном проекте, на следующем начнёт ошибаться.

→ ИИ в проектировании и строительстве: где работает, а где хайп

Эксперимент: нейросеть собирает акт скрытых работ

Теперь к практике. На открытом практикуме мы разбирали реальную задачу инженера ПТО Сергея: собрать пакет исполнительной документации. Титульный лист, реестр, акты скрытых работ, акт входного контроля, сертификаты и схемы.

Работали в прямом эфире, без монтажа. Я в исполнительной документации разбираюсь чуть выше нуля, поэтому сказать «правильно» или «неправильно» мог только Сергей. Так и был устроен процесс: программа делает, эксперт проверяет.

Шаг 1. Сначала исходники, потом код

Начали не с программы, а с данных. Сергей просмотрел журнал работ и базу контрагентов и попросил вписать адреса поставщику, чтобы программа не ставила прочерки сама. Причина:

«Я почему-то подумал, что оно просто поставит тире, и я не буду понимать, это оно само поставило или так было».

Это правило переносится на любой проект. В исходниках не должно оставаться мест, где программа может что-то молча додумать за вас.

Шаг 2. Задача дробится на этапы

Перед этим разбором мы задали Сергею тридцать три уточняющих вопроса и собрали из ответов описание будущей программы простыми словами: какую проблему решаем, что входит в первую версию, чего пока не делаем.

Дальше задачу разбили на этапы и на каждый попросили оценку в человеко-часах. Правило: брать в работу этап не больше шести человеко-часов. Если отдать нейросети всю задачу целиком, она возьмётся и где-то схалтурит, а вы узнаете об этом в конце.

Архитектуру сложили в четыре слоя:

1. Вход. Excel остаётся понятным входом: журнал работ, база контрагентов, даты, материалы.
2. Нормализация. Скрипт читает Excel и приводит данные к строгой модели. Если чего-то не хватает, он выдаёт ошибку, а не выдумку.
3. Генерация. По шаблонам заполняются титул, АОСР, акт входного контроля, реестр.
4. Слой нейросети. Подключается только там, где без него никак. Например, распознать рукописный журнал прораба.

Шаг 3. Первый документ и построчная проверка

Программа выдала Word-файл: акт скрытых работ с объектом, заказчиком, подрядчиком, видом работ, датами и материалами. Сергей открыл его и начал сверять с исходниками строка за строкой.

Что нашлось.

Дата не та, которую ждали. В акте 16 июня, а первая работа в журнале — демонтаж старого покрытия стен от 15 июня. Разобрались: программа собрала акт по второй работе, по грунтовке поверхностей от 16 июня. Дата верная, но акт оказался номером два, а не номером один.

«FIO» вместо фамилии. В строке представителя застройщика стояло FIO. Это заглушка из шаблона, которую Сергей сам туда и вписал, когда готовил форму. Программа честно перенесла то, что было.

Пустые строки представителей. Данных для них просто не дали.

Номер приказа, которого не давали. Тут самое интересное. Сергей увидел в акте номер приказа и спросил: «Откуда она взяла приказ?» В шаблоне он этот номер закрасил звёздочками, в формах его не было. Первая мысль была очевидной: выдумала.

Проверили. Оказалось, что номер взят из базы контрагентов, из листа представителей, колонка «приказ». Сергей сам его туда вписал и забыл.

Вывод из этого эпизода важнее, чем сам эпизод. Проблема не в том, что машина врёт. Проблема в том, что вы смотрите на готовый документ и не можете сказать, откуда взялось значение. Пока непонятно, что было в исходниках, а что подставила программа, доверять нельзя ничему, включая правильные поля.

Что делать с недостающими данными

Нейросеть предложила четыре способа: файл-отчёт «откуда взято каждое значение», статусы полей, предпросмотр перед генерацией, режим черновика. Сергей примерил их к своей работе и ответил коротко: столько этапов — быстрее руками заполнить.

Остановились на другом правиле. Если обязательного поля нет, программа спрашивает его при генерации и дозаполняет исходную базу. Тогда второй раз этот вопрос не возникнет. Не костыли с черновиками, а постепенное наведение порядка в данных.

Финал: работа без нейросети

В конце разбора тот же акт собрался одной командой в терминале. Без нейросети и без интернета.

Это ключевая вещь для тех, у кого служба безопасности не согласует облачные инструменты. Нейросеть нужна, чтобы написать скрипт. Дальше скрипт работает сам, локально, и данные никуда не уходят.

Там же случилась живая отладка. Для одной из работ Word-файл не создался. Оказалось, работа в журнале не помечена как скрытая, и программа отказалась генерировать акт вместо того, чтобы что-то придумать. Ровно такого поведения мы и добивались.

Обратная связь Сергея по итогам двух часов:

«За эти два часа я понял, что и как нужно подать, чтобы были написаны скрипты, которые выдают готовую документацию».

И честная критика: что происходило на экране, со стороны было видно плохо. По его оценке, самостоятельно он потратил бы в двадцать-тридцать раз больше времени.

→ Практикум целиком: от ТЗ до плана автоматизации

Три ошибки, из-за которых автоматизация ИД разваливается

Ошибка 1. Искать программу до того, как описан процесс

Человек открывает поиск, видит десять названий и пытается выбрать. Выбрать невозможно, потому что неизвестно, по какому критерию. Сначала описывается один процесс: с чего начинается, откуда берутся данные, где встаёт. После этого половина программ отсеивается сама.

Ошибка 2. Отдать нейросети всё сразу

«Вот файлы, сделай мне документы» — самый частый запрос и самый плохой. Модель додумает реквизиты, фамилии и номера, выдаст правдоподобный результат, и качество будет прыгать от раза к разу. Задача дробится на этапы, каждый этап проверяется.

Ошибка 3. Автоматизировать то, что не описано

Чтобы процесс автоматизировался, нужен регламент без «шага влево, шага вправо». Если один инженер делает так, а второй иначе, автоматизировать нечего. Сначала договориться, как правильно, потом писать код.

Что автоматизируется в первую очередь

По итогам разговора с Риммой и практикума список выглядит так.

Смена подписанта во всех актах разом. Та самая история со ста актами и новым представителем.

Проверка приказа на соответствие дате акта. Если представитель назначен приказом от 15 августа, он не может подписать акт от 30 мая. Программа может ловить это сама и предупреждать.

Увязка журналов с актами. Данные из журнала входного контроля переносятся в АОСР: сертификаты, паспорта, объёмы. Даты из журнала общих работ должны совпадать с датами в актах.

Формирование пакета актов из журнала. Одна кнопка, и на каждый материал из журнала входного контроля собирается свой акт. Данные там одни и те же.

Нумерация листов реестра. Та самая боль, когда всё перенумеровывается карандашиком.

Что делать

Если вы инженер и решение принимаете не вы, посчитайте свой процесс по формуле выше: люди × часы × зарплата. С конкретной суммой в месяц разговор с руководителем идёт совсем иначе. Ссылку на страницу ниже можно ему и отправить.

Меня зовут Виктор Холостяков, компания ГодКод. Разбираю автоматизацию на живых задачах, с проверкой результата экспертом — подписывайтесь на Telegram-канал.